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[전자문서 업무 혁신①] 거부감 사라진 온라인…업무속으로 들어온 전자문서

디지털데일리 발행일 2012-10-04 11:02:49
이상일 기자

[IT전문 미디어블로그 = 딜라이트닷넷]

 

2000년대 초반 기업의 온라인 사보 출판 열풍이 업계를 강타한 적이 있다. 사내 임직원의 조직 문화를 공고히 하고 내부 정보의 원활한 유통을 위해 추진된 온라인 사보는 웹으로 배포되면서 인쇄비용 절약과 좀 더 많은 독자를 유치할 수 있다는 장점이 부각됐다.

 

하지만 당시 온라인 사보는 결과적으로 실패한 사례로 기록됐다. 실패한 원인은 사내 임직원들이 온라인 사보를 오프라인 사보보다 더 보지 않았기 때문이다. 임직원들은 굳이 사보를 온라인으로 보기를 원하지 않았다.

 

콘텐츠에 대한 열독률도 오프라인 사보보다 온라인 사보가 떨어지는 것으로 조사됐다. 물론 오프라인 사보를 그대로 온라인으로 이식하면서 디지털 콘텐츠에 대한 고민이 이뤄지지 않은 것도 문제로 지적된다.

 

하지만 무엇보다 온라인을 통해 다량의 콘텐츠를 읽는 것에 대한 거부감이 컸다는 것이 가장 큰 이유로 꼽힌다.

 

그러나 최근 이러한 조류는 변화하고 있다. 태블릿PC와 전자책 리더기의 보급을 통해 이제 사람들은 전자문서를 ‘읽는’것에 대해 거부감을 느끼지 않고 있다.

 

이러한 조류 변화는 온라인 사보나 온라인 도서에 국한되지 않는다. 이제 기업은 종이문서로 대변되는 기업 프로세스에서 발전해 온라인 디지털문서 유통에 초점을 맞추고 있다.

 

출퇴근 시간에 스마트폰이나 태블릿PC로 뉴스나 전자책 서비스를 이용하는 게 일상이 된 것처럼 기업 내부에서 유통되는 문서에 대한 전자화도 빠르게 발전하고 있는 상황이다.

 

하지만 이러한 전자문서의 도입은 기업 입장에서 편의성보다는 자원 절약의 차원에서 접근해왔다.

 

국내 종이문서 사용량은 연평균 15.4%씩 증가하고 있으며 은행의 경우 하루에 창구에서 처리되는 종이만 1000만장인 것으로 조사되고 있다. 이러한 종이문서의 증가는 자체 비용뿐만 아니라 처리 및 관리에도 꾸준한 비용이 들어가고 있다.

 

따라서 정부차원의 종이문서 줄이기 노력이 본격화됐다. 지난 2010년 정부는 ‘녹색경제 활성화를 위한 전자문서 확산 방안 보고’를 통해 전자문서 확대를 위한 본격적인 대응에 들어갔다.

 

이후 제10차 녹색성장위원회에 관계부처 합동으로 관련 사안이 보고되고 여기서 2015년까지 전자문서 사용을 50%까지 확대하는 방안을 모색키로 했다.

 

이에 따라 정부는 법적, 제도적 보완작업에 착수했다. 전자문서의 법적 지위를 보장하고 유통 활성화를 위해 ‘전자거래기본법 개정안’을 처리해 그 근거를 만들었다.

 

‘샵(#)메일’ 제도도 최근 시행됐다. 샵메일은 종이와 이메일의 장점을 결합한 제도로 이를 통해 법인 간, 법인과 개인이 전자문서를 주고받는 데 법적 보장을 받을 수 있게 됐다.


전자문서의 유통과 법적 지위가 보완되면서 그동안 전자문서의 전면 도입을 주저하던 기업들의 전자문서 도입도 본격화되고 있다. ERP(전사자원관리)가 기업의 일하는 방법을 바꾸어 놓았다면 이제는 전자문서가 기업 업무 프로세스의 혁신을 이끌고 있는 것이다.

 

[이상일 기자 블로그 = IT객잔]


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