[전자문서 업무 혁신②] 말뿐이 아닌 전자문서 도입 효과

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[전자문서 업무 혁신②] 말뿐이 아닌 전자문서 도입 효과

디지털데일리 발행일 2012-10-04 11:03:17

이상일 기자

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기업내 전자문서 도입이 어떠한 경제적 효과를 가져올지에 대해서는 그동안 정부차원의 많은 조사가 이뤄져왔다. 하지만 이 같은 수치는 그야말로 전망치에 불과하다. 따라서 실제 구축을 진행한 기업의 사례를 통해 전자문서의 도입효과를 얘기하는 것이 신빙성 있다.

한국조폐공사가 지난 2007년 전자세금계산서 도입 성과를 분석한 자료에 따르면 세금계산서 발행 처리시간은 기존 5분22초에서 54초로, 배송료는 통당 1720원에서 200원으로 1520원 감소한 것으로 나타나는 등 비용절감 효과가 뚜렷한 것으로 나타났다.

또 최근 우정사업본부 우체국금융은 창구에서 연간 종이 사용량을 24% 절감하는‘종이 없는 녹색금융창구시스템’을 구축했다.

우정사업본부는 종이 구매 비용 등 관련 부대 경비가 크게 줄어 연간 16억 원을 절감하고 연간 85톤의 탄소배출량이 줄어들어 잣나무 6만8100그루를 심는 것과 같은 효과를 거둘 것으로 전망하고 있다.

우체국금융은 ▲종이 없는 금융창구 구축 ▲실명확인 프로세스 개선 ▲이미지시스템 구축 등을 진행했다. 이번 사업으로 전국 2800여개 우체국의 금융창구에서 일상적으로 반복해 사용되는 영업실적보고서 등 내부업무를 위한 종이 보고서는 전자결재가 가능한 전자문서로 교체된다.

자기앞수표 발행의뢰서 등도 규정과 보존기간 등을 정비하고 기타 업무용 양식 등도 통폐합과 표준화를 추진해 불필요한 종이문서를 없앴다. 통장개설 등 금융거래 시 실명확인을 위해 필요했던 신분증 복사도 사라진다. 녹색금융창구시스템에서는 신분증을 스캔해 이미지로 저장한 후 실명을 확인한다.

복사본보다 선명한 이미지로 바로 실명 확인을 해 정확성을 높여 위·변조 등의 사고를 예방할 수 있다. 또 업무처리시간도 1건당 평균 2분에서 30초로 단축돼 고객의 창구 대기시간도 줄어들 전망이다.

우정사업본부는 ‘종이 없는 녹색금융창구시스템’이 구축되면 우체국 금융창구에서 사용하는 연간 종이 사용량 1억1700만매의 24%를 줄일 것으로 전망하고 있다. 연간 종이 사용량 24%는 약 2800백만매(A4용지 기준)로 종이구매비용과 부대경비 등을 포함하면 16억 원에 해당된다는 설명이다.

하지만 이러한 우체국금융의 페이퍼리스 사업은 아직은 반쪽짜리 서비스다. 사업 자체가 완료되지 못해서 그런 것이 아니다. 바로 정부의 법적 규제 탓이다.

현재 금융관련 법 테두리안에서 은행 창구업무의 100% 페이퍼리스 구현은 불가능하다. 고객의 수기 사인이 아직 금융상품 거래에 필요해 종이문서를 없앨 수 없다. 하지만 정부는 종이문서를 줄여나가기 위한 다양한 법적 보완을 진행하고 있으며 금융권에선 조만간 창구업무의 100% 페이퍼리스 구현이 가능할 것으로 전망하고 있다.

이처럼 전자문서는 기업 내 낭비되는 자원을 절약하는 효과는 물론 사회적으로도 소비되는 자원을 획기적으로 줄일 수 있는 기반이 될 수 있다.

하지만 앞서 금융권의 예에서 보듯이 법적 제도적 규제는 아직 전자문서 활성화에 걸림돌로 작용하고 있다. 그러나 정부가 전자문서의 유통과 보급에 적극적으로 나서고 있는 만큼 기업의 전자문서 도입은 시간 문제라는 것이 업계의 관측이다.

그러나 전자문서 활성화를 위해선 기업 내부의 프로세스 혁신이 우선돼야 한다는 지적도 나오고 있다. 형식적인 전자문서 도입만으로는 전자문서의 도입 효과가 100% 발휘되기 어렵다는 것이다.

[이상일 기자 블로그 = IT객잔]