MS가 재택근무를 하는 방법··· 협업 툴 ‘팀즈’

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MS가 재택근무를 하는 방법··· 협업 툴 ‘팀즈’

디지털데일리 발행일 2020-03-18 16:19:29

이종현

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[디지털데일리 이종현기자] 코로나바이러스감염증-19(이하 코로나19)의 확산이 계속되면서 재택근무에 대한 관심이 그 어느 때보다 뜨겁다. 많은 기업들이 익숙지 않은 재택근무 관련 소프트웨어(SW) 도입에 혼선을 빚고 있는 가운데 마이크로소프트(MS)가 자사의 협업 툴 ‘팀즈’를 무상 제공하고 사용법을 상담할 수 있는 비상 지원센터도 운영하고 나섰다.

한국MS는 코로나19 사태로 인해 어려움을 겪고 있는 기업, 기관을 위해 팀즈를 무료로 지원하고 있다. 임직원 300인 이하의 중소기업과 개학이 미뤄진 학교 및 교육기관 등이 대상이다. 3월까지 팀즈 사용법을 상담할 수 있는 비상 지원센터도 운영 중이다.

팀즈는 메신저 기반의 협업 툴이다. 팀 채팅과 통화, 일정관리, 파일 공유 등 기업 내 협업에 필요한 기능을 제공한다. 원격 화상회의 기능도 있어 코로나19로 대면이 어려운 요즘 대안으로 제시되고 있는 솔루션이다.

다소 간단해 보이는 팀즈의 기능은 MS ‘오피스365’와 결합할 경우 그 효용성이 크게 달라진다. 팀즈를 이용할 경우 오피스365 문서 파일에 여러 사람이 동시에 입력, 수정이 가능하다. 문서 최신화에 대한 걱정도 덜어준다.

또한 53개 이상 언어를 지원해 다른 사용자의 메시지를 실시간으로 번역하는 ‘인라인 기능’과 모바일에서도 PC처럼 접속할 수 있는 ‘모바일 캠페니언 모드’는 소통에 큰 도움을 준다. 이밖에도 ‘콘텐츠 카메라’, ‘라이브 캡션’ 등의 인공지능(AI) 기능이 지속적으로 추가되고 있다.

재택근무의 장벽 중 하나인 보안 문제를 위한 장치도 마련돼 있다. 팀즈는 ▲사용자 인증 및 접근통제 ▲디바이스 관리 ▲인증서나 물리적 스마트카드, 생체인식를 통한 다중인증(MFA) 등의 기능을 제공한다. 관리자가 파일에 대한 접근권한을 제어할 수 있어 기업 외부로의 정보유출을 막을 수 있고, 만약 문서가 외부로 유출될 경우 이를 추적하는 기능도 지원한다.

팀즈는 사무 환경이 문서 중심의 작업이라면, 또 오피스365를 사용 중이라면 팀즈의 기능은 다른 협업 툴에 비해 큰 경쟁력을 지녔다.

팀즈를 이용한 사례도 다양하다. 전북 산외초등학교에서는 팀즈를 이용한 원격수업을 진행 중이다. 대구 대륜중학교에서도 수업에 팀즈, 원노트 등을 활용하는 사례가 있다. 최근 코로나19로 개학이 4월로 연기되는 등 극심한 혼란이 빚어지고 있는 교육계에 부담을 덜어줄 수 있을 것으로 주목된다.

해외이긴 하나 의료계에서 팀즈를 활용하는 사례도 있다. 미국 뉴욕주의 최대 의료 기관인 노스웰 헬스 종합병원은 팀즈를 도입해 진료 및 간호 스케쥴을 개선했다. 영국 국립 보건원은 팀즈를 원격 진료에 사용 중이다.

하지만 오피스365를 이용하지 않는 기업이라면 팀즈의 유용성은 크게 줄어든다. 메신저 기능과 화상회의 등의 기본적인 기능은 제공하지만 해당 기능만 이용할 것이라면 굳이 팀즈를 선택할 필요는 없다.

타사 대비 다소 복잡한 구성도 단점이다. 문서를 공유하고 실시간으로 편집하는 등의 기능은 유용하지만 디지털 분야에 대한 이해도가 낮은 경우 사용에 어려움을 겪을 수 있다. 활성화돼야 할 기능이 비활성화돼 사용할 수 없는 등의 오류도 간혹 발생한다.

고현정 오피스365 이사는 “MS는 평소에도 팀즈를 이용해 업무를 해왔기에 큰 어려움 없이 재택근무 중”이라고 말했다. 실제 한국MS가 3월9일부터 13일까지 진행한 MS 직원 대상 재택근무 설문조사에서 직원들은 재택근무 만족도에 대해 5점 만점 중 4.15점을 책정했다.

한국MS는 임직원 300인 이하의 중소기업과 개학이 미뤄진 학교 및 교육기관 등을 대상으로 팀즈를 무료 지원하고 있다. 3월까지 팀즈 사용법을 상담할 수 있는 비상 지원센터도 운영 중이다.

한편 한국MS는 원격·재택근무를 위한 ‘성공 8계명’을 제안해 눈길을 끌었다. 한국MS가 제시한 성공 8계명은 다음과 같다.

▲홈 오피스 공간 설정=어디서나 가상으로 사무실을 만들 수 있어 어디서나 직접 문서를 온라인으로 안전하게 저장하고, 업무 통화 및 회의도 가능하다. ‘배경 흐림 효과’를 통해 불필요한 화면 노출을 막을 수도 있다.

▲소통, 소통, 소통=사무실에서 일할 때와 달리 재택근무를 할 경우 동료의 상태 확인이 어렵다. 바쁘거나 미팅 중, 전화 통화 중 등 상태 정보를 동료에게 알려주고 몰입 시간 등 집중해야 할 시간도 공유해야 한다.

▲건강을 위한 적절한 경계=집에서 일할 경우 중간에 휴식시간 없이 계속 일하게 되면 더 빨리 지칠 수 있다. 적절한 휴식 시간을 갖는 것이 건강을 유지할 뿐 아니라 장기적으로 생산성을 높인다.

▲온라인 미팅=물리적 사무실이 없는 경우 온라인 미팅에 어려움을 느낄 수 있다. 때문에 서로의 표정 언어를 읽을 수 있는 화상미팅이 필요하다. 대면 상호 작용은 모든 사람이 연결돼 있음을 느끼는 데 도움이 된다.

▲상호 배려=온라인 회의를 진행할 경우 어떤 동료가 언제 의견을 제기하고 싶은지 알기 어렵다. 회의 개최자는 미팅 도중 적절한 중단을 통해 문의 사항이 있는지 참석자들에게 확인해야 한다.

▲녹화·녹음=참석하지 못하는 동료를 위해 회의를 녹화, 녹음한다. 본인이 참석하지 못할 경우에는 주최자에게 녹화·녹음을 요청해야 한다.

▲팀 소속감 높이기=원격으로 일할 경우 고립감을 느낄 수 있다. 팀 리더는 팀 전체가 가상으로 모일 수 있도록 미팅을 주최해야 한다. 정기적인 팀 회의는 새로운 아이디어를 나누고 보다 편리한 공동작업에 도움이 된다.

▲즐기세요=원격근무로 인해 일부 직원의 사기가 떨어지지 않도록 하는 것이 중요하다. 소속감을 느낄 수 있도록 이벤트를 진행하는 것이 도움이 될 수 있다.

<이종현 기자>bell@ddaily.co.kr