하이브리드 근무 시대, MPS 중요성 커진다

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하이브리드 근무 시대, MPS 중요성 커진다

디지털데일리 발행일 2022-06-16 11:38:53

윤상호

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- 캐논코리아, ‘MPS·스캔-온’ 공급 확대
- 내부 운영 효율화·RPA 도입 지원

[디지털데일리 윤상호 기자] 하이브리드 근무 시대가 열렸다. 사무실에서든 사무실이 아닌 곳에서든 문서 관리 중요성이 커졌다. 기업 생산성 향상을 위해 종이를 데이터로 바꾸거나 데이터를 종이로 바꿀 때 어떤 방식을 채용하는지도 경쟁력 중 하나가 됐다.

16일 업계에 따르면 문서관리서비스(MPS) 도입을 검토하는 기업이 늘어나고 있다. 디지털전환(DX)이 ‘페이퍼 스톡리스(Paper Stockless)’ 환경 구축에 대한 관심을 환기했다.

캐논코리아는 “MPS 솔루션 ‘MAPP E V4.0’은 강화한 보안성으로 인증되지 않은 사용자의 복합기 접속을 차단하고 인증 출력 기능을 통해 문서 간 혼재 방지 및 민감한 정보를 보호해준다”라며 “또한 자체 서버 이중화 기능 내장 및 서버 원격 모니터링 시스템 도입 등을 통해 시스템의 안전성을 향상시켰고 ▲MPS 웹 및 복합기 패널 디자인 ▲사용자환경(UI)/사용자경험(UX)을 개선해 사용자 편의성을 높였다”라고 전했다.

MPS는 문서 및 복합기 관리만 가능한 솔루션이 아니다. 통계 데이터를 바탕으로 회사 내부 운영 지표로도 활용할 수 있다. 개인별·부서별 사용량 및 이력 조회가 가능하다. 파일도 저장해도 된다. 출력에 대한 사용량 할당·제한 기능으로 출력 시스템 관리를 할 수 있다.

아울러 스캔과 팩스 기능은 DX 속도를 높여준다. 개인 스캔함 문서는 본인만 확인할 수 있다. 관리자는 금칙어를 정해 보안을 강화할 수 있다. 인트라넷과 연동할 수 있기 때문이다. 스캔과 팩스로 받은 문서는 다양한 확장자 파일로 변환할 수 있다.

캐논코리아는 “인공지능(AI)과 광학 스캔 기술을 집약한 ‘스캔-온’은 로봇프로세스자동화(RPA) 기술까지 결합해 업무 자동화를 지원한다”라며 “낮은 품질 문서에 대한 인식률을 향상시키며 인식한 데이터를 바탕으로 사람이 하던 단순 반복 업무를 로봇이 대신 처리하도록 했다”라고 설명했다.

이와 함께 “정형화한 데이터 입력과 비교 검증, 자료 분류나 엑셀 리포트 작성과 같은 단순 업무를 스캔-온으로 하면 업무시간 단축은 물론 인적 자원을 창의적인 업무에 재배치하는 등 유연하고 효율적인 업무 수행을 가능하게 한다”라며 “사람이 작업하면서 발생할 수 있는 실수 예방에도 탁월하다”라고 덧붙였다.