“서명 받으러 강남 안가도 돼요”…어도비가 제안하는 디지털 솔루션은?

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“서명 받으러 강남 안가도 돼요”…어도비가 제안하는 디지털 솔루션은?

디지털데일리 발행일 2020-08-31 10:13:33

백지영

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[디지털데일리 백지영기자] ‘코로나19’ 이후 ‘비대면’을 피할 수 없는 상황에 왔다.

모든 것이 디지털화 되면서 재택근무나 온라인 학습과 같은 서비스는 손쉬워졌지만, 여전히 디지털이 닿지 않는 미지의 영역도 있다. ‘서명(사인)’이 대표적이다.

가령 기업 간 거래 계약서를 작성할 경우, 회사가 사용하는 법인인감이나 대표이사의 사인을 꼭 받아야 하는 경우가 있다. 대표이사 서명 하나 받기 위해 베트남 등 해외까지 가야 했다는 얘기는 결코 과장이 아니다.

지난 28일 <디지털데일리 DD튜브>에서 진행된 ‘거래처 협력 방법에도 트렌드가 있다. UX, UI 전문가가 바라보는 직관적인 아크로뱃&어도비 사인’ 웨비나에선 비대면 상황에 최적화된 워크폴로우가 소개돼 참가자들의 호응을 얻었다.

어도비는 ‘아크로뱃’과 ‘어도비 사인’ 솔루션을 통해 계약서의 작성부터 검토, 출력, 서명, 발송, 문서 스캔과 보관까지 모든 과정을 제공함으로서 보다 효율적인 업무 프로세스를 지원하고 있다.

◆아크로뱃+어도비 사인 통해 계약서 작성·서명·보관까지 원스톱

우선 어도비 아크로뱃은 전세계 PDF 편집기의 왕좌를 유지하고 있는 솔루션으로 유료 버전인 아크로뱃 스탠다드 DC와 어도비 아크로뱃 프로 DC가 제공된다. 또 디지털 서명 앱인 ‘어도비 사인’은 데스크톱이나 모바일 등 모든 디바이스에서 법적 효력이 있는 전자 디지털 서명을 하거나 받을 수 있다.

이날 웨비나에서 김현지 어도비 코리아 솔루션 컨설턴트는 ‘아크로뱃 DC’를 “다양한 형식의 문서를 언제 어디서나 PDF로 변환, 편집, 공유 작성을 위한 디지털 에코시스템”이라고 정의했다. 이를 통해 간편하게 문서를 디지털화할 수 있고, 업무 생산성을 높일 수 있으며, 원활한 공동작성 및 안전한 문서 공유가 가능하다는 설명이다.

우선 아크로뱃 DC내 ‘어도비 스캔’을 활용해 모바일을 스캐너처럼 사용해 종이 문서를 PDF로 디지털화할 수 있다. 어도비 스캔은 모바일 디바이스 카메라를 통해 영수증, 서류, 명함 등을 촬영하거나 보관함에서 이미지를 불러오면 고해상도 PDF로 변환해준다.

예를 들어 카드사 가입 신청서의 경우, 자동으로 필드를 만들어주기 때문에 손쉽게 활용이 가능하다. 또, 외부에서 급작스럽게 제안서 변경할 경우, 모바일 디바이스에서 문서를 오픈해 수정하고 이메일로 바로 보낼 수 있다. 이렇게 편집을 해서 내보내더라도 해당 양식이 깨지는 경우는 전혀 없다는 것이 김 컨설턴트의 설명이다.

원활한 공동작업 및 안전한 문서공유도 장점이다. 아크로뱃의 공유 기능을 활용해 외부 팀원과 실시간 작업을 할 수 있고, 민감한 정보일 경우 교정이나 보호 기능 등을 통해 안전하게 문서를 감추거나 암호화도 가능하다. 문서를 열 때마다 비밀번호를 넣는 등을 통해 위변조를 방지할 수도 있다. 클라우드 환경에서도 동일한 사용이 가능하다.

◆계약서·제안서 등 다양한 분야에서 활용되는 어도비 사인

이와 함께 어도비는 전세계 수백만 사용자가 신뢰하는 ‘어도비 사인’을 통해 언제 어디서나 모든 디바이스에서 전자서명을 가능하게 한다. 어도비 사인은 연간 60억건 이상의 서명 트랜잭션을 자랑하며, 적법성과 보안, 규정준수를 보장한다.

이와 관련, 전소린 SCK 솔루션 컨설턴트는 “어도비 사인은 전자서명과 디지털 서명 두가지 방식 모두를 제공하고 있으며, 최근 문서 자동화의 필요성이 높아지면서 계약서나 제안서, 견적서부터 직원 입사절차, 현장 서비스 양식 등 다양한 분야에서 활용되고 있다”고 강조했다.

실제 수많은 기업이 어도비 사인을 통해 시간단축과 종이절약 등 투자 대비 효과(ROI)를 거둔 바 있다. 스페인의 통신사 텔레포니카는 전세계 24개국 직원의 고용 계약서를 되돌려 받는데 기존 3주라는 시간이 걸렸으나 어도비 사인을 도입한 이후 11시간으로 시간을 대폭 줄일 수 있었다.

또, 리스플랜이라는 자동차 리스 회사는 기존 23.5일 걸리던 계약서 서명을 4일 2시간으로 줄이는 효과를 거뒀으며, 네덜란드 항공사 KLM은 여행보상업체와의 단일 프로세스를 통해 연간 100만장의 종이를 절약할 수 있었다.

전 컨설턴트는 “어도비 사인은 ISO27001이나 SOC, PCI UDSS부터 HIPAA 21 CFR, 페드람프 등 모든 보안표준이나 규정을 준수하고 있기 때문에 의료나 공공 등 어떠한 산업 간 거래에도 활용이 가능하다”며 “또 다양한 언어가 지원되며 MS와도 연동이 잘 되기 때문에 보다 편리한 수정과 이메일 전송 등도 강점”이라고 말했다.

서명 뿐 아니라 정보수집이 한 번에 가능하며, 서명 진행 상태도 명확하게 파악할 수 있는 것도 장점이다. 서명 문서와 관련된 모든 내역을 보관해 손쉽게 찾을 수도 있고, 서명하기 단계에선 가이드가 따라다녀서 서명을 빠뜨리지 않고 할 수 있도록 도와준다.

◆리플렉션, “어도비 사인으로 내부 업무 프로세스 향상”

국내 디지털 에이전시인 ‘리플렉션’도 어도비 사인을 도입하고 업무 효율성을 높이고 있다. 2005년 설립된 리플렉션은 삼성전자와 LG전자, 한화생명 등 다양한 고객사를 보유하는 UI/UX 전문기업이다.

이날 웨비나에 출연한 정재욱 리플렉션 대표는 “현재 도입 한 달 정도 됐는데, 프로젝트 계약서부터 신규채용 계약서나 신원확인 동의서, 비밀유지협약서(NDA), 초상권 사용동의서 등 다양한 분야에서 활용하고 있다”며 “한 번 어도비 사인을 도입하면, 앞으로 서면 계약은 생각하기 어려울 것”이라고 말했다. 현재는 내부 프로세스에 주로 활용하고 있지만, 활용하는 기업이 늘어나면 외부와의 협업도 쉬워질 것이라는 설명이다.

그에 따르면, 리플렉션은 전자서명에 대한 니즈가 있었다. 어도비 사인을 직접 사용해본 결과 별도의 교육이 필요 없을 정도로 간단하고 사용하기 쉬웠다. 효율성이나 비용절감은 물론 계약을 진행하는 수신자에게도 좋은 경험을 줄 수 있었다. 계약서를 보다 여유롭게 검토할 수 있고, 서명 하나를 위해 불필요하게 이동할 필요도 없었기 때문이다.

정 대표는 “업무 효율을 위해 워크프로세스 자체를 디지털화하고, 다양한 클라우드 서비스를 사용했지만 이해할 수 없는 프로세스가 분명 있었다”며 “예를 들어 지난 4월에도 코로나 때문에 재택근무를 한 달 정도 했는데, 프리랜서를 채용할 경우 계약서 사인을 위해 강남역 사무실로 나와야하는 상황이 존재했다”고 말했다.

그는 이어 “또 대기업이나 금융, 공공기관 고객이 많은데, 상대방이 사용하지 않을 경우 디지털 계약서나 서명을 보낼 수는 없다”고 어려움을 토로했다.

전소린 SCK 솔루션 컨설턴트는 “최근 대기업 등 많은 기업이 전자서명에 관심을 갖고 문의오는 경우가 많다”며 “코로나 19의 확산에 따라 이제는 법적 효용성을 가져갈 수 있는 전자서명에 대해 준비할 시기가 왔다”고 강조했다.

<백지영 기자>jyp@ddaily.co.kr