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검증되는 ‘업무 효율성과 경제성’ …전자문서 확산의 키워드

디지털데일리 발행일 2012-06-21 07:50:41
이상일 기자

- [기획/ 전자문서 확산과 기업 프로세스 혁신②]

 

[디지털데일리 이상일기자] ‘전자문서 및 전자거래 기본법’은 정부의 녹색경제 활성화를 위한 다양한 정책 중 핵심에 자리하고 있는 법안이다.

 

지난 2010년 정부는 ‘녹색경제 활성화를 위한 전자문서 확산 방안 보고’를 통해 전자문서 확대를 위한 본격적인 대응에 들어갔다.

 

이후 제10차 녹색성장위원회에 관계부처 합동으로 관련 사안이 보고되고 여기서 2015년까지 전자문서 사용을 50%까지 확대하는 방안을 모색키로 했다.

 

녹색성장을 국정운영의 기조로 삼았던 현 정부는 종이문서의 절감이 상징적인 의미에서도 정부의 정책을 잘 드러낼 뿐 아니라 효율성을 중시하는 정책 기조에도 부합한다고 판단했다.

 

이에 따라 정부  및 각 부처를 비롯한 공공기관들이 종이문서에서 전자문서 사용 확대를 본격적으로 진행하고 있다. 정책적으로도 국세청이 전자세금계산서 제도를 본격화하면서 기업의 전자문서 사용에 대한 거부감을 순차적으로 줄여나가고 있는 상황이다.

 

그렇다면 왜 정부는 물론 기업들이 전자문서 확산에 관심을 가지고 이를 현업에 적용하고 있을까

 

이는 전자문서의 도입을 통해 당장 종이문서 운영에 들어가던 운영비와 보관비를 절감하는 등 비용대비 투자효과가 뚜렷해질 것으로 전망되기 때문이다.

 

실제로 지난 2011년 은행권의 전자문서 도입을 위한 태스크포스(TF)의 자체 조사 결과 은행권 전체 종이문서 발생건수 연 10.5억매를 기준으로 매년 10%씩 종이문서가 전자문서로 대체될 경우 2019년도에는 손익분기점 달성 및 2021년도까지 은행권 전체 약 1331억원의 비용절감 효과가 기대되는 것으로 조사됐다.

 

일반 기업의 경우도 전자세금계산서 도입을 통해 직접 또는 등기 우편비용과 보관 및 관리에 들어가는 인적, 비용 부담이 줄어든 것으로 조사됐다. 

 

실제로 한국조폐공사가 지난 2007년 전자세금계산서 도입 성과를 분석한 자료에 따르면 세금계산서 발행 처리시간은 기존 5분22초에서 54초로, 배송료는 통당 1720원에서 200원으로 1520원 감소한 것으로 나타나는 등 비용절감 효과가 뚜렷한 것으로 나타났다.

 

이처럼 비용대비 효과가 뚜렷하다보니 기업들도 앞다퉈 전자문서 사업을 추진해왔다. 파일럿 사업을 통해 전자문서의 기업 업무 적용을 타진해 온 것. 하지만 전사적인 전자문서 도입 프로젝트로 까지는 확대되지 못하며 한계를 드러내기도 했다.

 

초기 기업의 전자문서 도입 프로젝트는 ECM(전사콘텐츠관리)를 위주로 진행돼 왔다. 하지만 기업 내에서 핵심 업무에 대한 전자문서화가 제대로 이뤄지지 못하다 보니 파일럿 프로젝트에서 전체 프로젝트로 확대되는 데 어려움을 겪은 것.

 

실제 최근 ECM 파일럿 프로젝트를 진행한 현대자동차그룹 등 일부 기업들은 이를 전체 사업으로 확대하는 것에 유보적인 상황이다. 하지만 최근 들어 포스코의 ECM 프로젝트가 업무 프로세스에 성공적으로 이식되면서 다시 한번 시장이 부상하고 있다.

 

최근에는 우정사업본부가 전자문서관리시스템을 구축해 종이 없는 금융창구를 구축을 진행하고 있다. 상황이 이렇다보니 관련 IT업계의 움직임도 분주하다.

 

전자문서 저장 및 통합 부분에서 ECM 업체들의 시장 재공략이 본격화되고 있으며 IT서비스 업체들은 전자문서 도입으로 인한 기업 프로세스 변화 움직임이 시작될 것으로 보고 전문 컨설팅 업체들과의 연합전선 구축에 힘을 기울이고 있다.

 

또 공인전자문서센터로 명칭이 새롭게 변화된 공인전자문서보관소 업체들과 전자문서의 기업 확산에 기폭제로 작용한 전자세금계산서 업체들도 전자문서 시장에 본격적으로 뛰어들고 있다.

 

뿐만 아니라 보안업체들도 전자문서의 무결성 확보와 전자문서 전환에 따른 보안 대책을 제공하는 등 IT업계 전반으로 전자문서 활성화 기대에 따른 시장 참여가 빠르게 이뤄지고 있다.

 

<이상일 기자>2401@ddaily.co.kr

 

 

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