[Redefine 2020 / 플로우] 언택트시대, 협업툴 도입 성공조건은?

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[Redefine 2020 / 플로우] 언택트시대, 협업툴 도입 성공조건은?

디지털데일리 발행일 2020-06-23 13:07:24

이상일

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[디지털데일리 이상일기자] 코로나19로 재택근무 등이 활성화되면서 협업 솔루션에 대한 관심이 높아지고 있는 가운데 협업 솔루션의 성공적인 도입을 위해서는 도입 후 짧은 기간 내에 협업 솔루션 사용을 사내 문화에 정착시키는 것이 중요하다는 분석이 제기됐다.

<디지털데일리>가 23, 25일 양일간 개최하는 ‘[리디파인: redefine] 언택트 시대와 ICT 기술’ 버추얼 컨퍼런스 첫째 날 발표에서 ‘언텍트 시대, 협업툴 도입 200% 성공전략’을 주제로 발표한 플로우 이학준 대표는 “협업 솔루션은 도입 후 3개월 내에 정착이 가능하냐가 성공의 열쇠”라며 “초기 C레벨 차원의 강력한 리더십이 중요하다”고 밝혔다.

코로나19로 인해 기업의 협업 솔루션에 대한 관심이 높아지고 있지만 아직도 국내 기업 중 대부분이 카카오톡과 같은 개인용 메신저로 협업에 나서고 있다. 이학준 대표는 “그동안 경험을 통해 개인용 메시지 또는 이메일로 일을 하고 있는 경우가 많다. 때문에 정보보안은 물론 체계적인 업무관리에 심각한 문제들이 노출되어 있다”라고 지적했다.

플로우는 업무용 메신저 기반에 협업을 더한 솔루션으로 카카오톡 같은 메신저 형태로 제공되며 모바일 서비스 및 보안채팅, 그리고 사내시스템 연동 알림 등의 기능을 제공하고 있다. ▲직관적이고 쉬운 사용법 ▲업무관리/일정공유 등 다양한 협업 기능을 한곳에서 사용 가 ▲사내 시스템과의 확장성 있는 연동 지원 ▲SaaS/구축형 모두 가능 ▲프로젝트별로 쉽게 카카오톡이나 문자, 이메일로 초대해서 협업 가능 하다는 장점이 있다.

이 대표는 “플로우 서비스 출시 후 지난 5년간 수백 명의 기업 고객들을 만나본 경험에 따르면 협업솔루션에 대해 기업은 직원들이 잘 사용할 수 있을지, 기존 메신저 시스템과 차별화가 가능할지, 보안정책을 충분히 준수하는 것이 가능할지 등에 대한 고민이 가장 많았다”고 밝혔다. 또 “도입 및 운영 예산에 충분히 무리가 없는 솔루션인지 여부와 시중에 나와 있는 다양한 협업 솔루션 중 무엇이 최선의 선택일까라는 부분을 걱정하고 있다”고 덧붙였다.

이러한 기업의 고민에 대해 이학준 대표는 “우선 파일럿을 통해 회사와 협업 솔루션의 궁합을 맞춰볼 필요가 있다. 다만 파일럿을 할 때 IT부서와 비 IT부서가 같이 테스트에 참여하는 것이 굉장히 중요하다”고 밝혔다.

이 대표에 따르면 보통 IT부서 중심으로 솔루션이 도입되는 경우들이 많은데 이들은 IT기술에 대한 활용 능력이 높은 편이지만 경영진, 마케팅, 영업, 디자인 등 타 부서의 경우 활용에 어려움을 느끼는 경우가 많다는 지적이다.

때문에 IT와 현업의 동시 참여가 중요하며 본부 또는 팀 단위로 실제 업무 적용이 필요하다는 설명이다. 이 대표는 “테스트라고 하면 몇몇 기능이나 서비스에 버튼을 몇 번 눌러보고 끝내는 경우가 많은 수십 명에서 백 명 단위의 본부조직에서 실제 업무에 적용해 보고 협업 솔루션이 기존 메신저나 이메일보다 얼마나 효율적인지를 체감하는 것이 중요하다”고 지적했다.

특히 이학준 대표는 협업 솔루션을 사용할 때 다른 개인 메신저 활용을 최대한 자제할 필요가 있다고 강조했다. 이 대표는 “기존 채널, 예를 들어 메신저라든지 카카오톡 같은 것들을 다 열어놓은 상태에서 업무를 하면 기존 방식을 잘 바꾸려고 하지 않는 경우가 생긴다. 기왕 업무 소통방식을과 프로세스를 바꾸려고 마음을 먹었다면 기존 방식을 최소화하고 협업 솔루션을 한달 이상 집중해 사용하는 것이 필요하다”고 조언했다.

이 대표는 “의사 전달에는 네 가지 요소가 있다. 발신자, 수신자, 메시지, 미디어 매체가 그것인데 협업에 있어선 수신자의 역할이 가장 중요하다. 실무자가 윗선에 협업 솔루션을 통해 업무보고를 하더라도 윗선에서 기존 방식, 이메일이나 카톡으로 보고해달라고 하면 협업 솔루션 자체가 사장된다. 때문에 리더들이 새로운 툴을 도입했을 때 적극적으로 툴을 사용하는 목표의식이 필요하다”고 강조했다.

<이상일 기자>2401@ddaily.co.kr